Cómo hacer una curva S y el informe semanal de una obra (y cuándo conviene automatizarlos)

En una obra, la curva S y el informe semanal son la forma de responder una pregunta simple: ¿vamos como se programó? Esta guía explica cómo se arman, qué errores se repiten y en qué momento las planillas empiezan a costar más de lo que ayudan.

Qué es la curva S

Es un gráfico del avance acumulado de la obra, de 0 a 100 %, a lo largo de las semanas. Se llama S porque el avance suele partir lento (instalación de faenas, movimientos de tierra), acelerar en el centro cuando trabajan varias cuadrillas y desacelerar al cierre (terminaciones, pruebas, entrega).

Qué series lleva

• Programada: el avance acumulado que dice la línea base del programa.
• Temprana y tardía: dos versiones de la programada, una si cada actividad parte lo antes posible y otra si parte lo más tarde posible sin atrasar el término. Entre las dos queda una banda dentro de la cual el avance real es aceptable.
• Real: el avance acumulado medido en cada corte semanal.

La diferencia entre el real y el programado, en puntos porcentuales, es la desviación del corte. Si el real baja de la curva tardía, hay un atraso que ya no se puede absorber con holgura.

Cómo armarla en Excel, paso a paso

1. Lista las actividades con su inicio y término según el programa (por ejemplo, el que haces en Project).
2. Asigna un peso a cada una. Lo habitual es el costo de la actividad sobre el costo total, o sus horas hombre sobre el total. Los pesos deben sumar 100 %.
3. Distribuye el peso por semana según los días que cada actividad cae en esa semana. Una actividad de 10 días con peso 5 % aporta 0,5 % por día hábil.
4. Suma por semana y acumula. Esa es la curva programada.
5. En cada corte semanal, registra el porcentaje de avance real de cada actividad y multiplícalo por su peso. La suma es el avance real de la semana; acumúlalo para la curva real.
6. Grafica las series con las semanas en el eje horizontal y el porcentaje acumulado en el vertical, y calcula la desviación.

Errores que se repiten

• Pesos que no suman 100 %. La curva termina en 97 % o en 104 % y nadie sabe por qué.
• Mezclar criterios de peso. Parte por horas hombre y otra parte por costo hace que el avance no se pueda comparar.
• Cambiar la línea base sin dejar registro. Si el programa se re-programa y se pisa la curva programada, desaparece la evidencia de cuánto se atrasó la obra.
• Medir el avance "a ojo". Sin un criterio de medición por actividad, dos personas informan avances distintos de lo mismo.
• Etiquetas invertidas. Confundir la curva temprana con la tardía lleva a leer la banda al revés.

Qué debe llevar el informe semanal de obra

El informe es lo que lee el mandante o el gerente, así que debe ser corto y comparable de una semana a otra. Un buen formato incluye:

1. Estado y avance: avance real, programado, desviación, fecha objetivo y la curva S.
2. Logros de la semana y próximos compromisos.
3. Restricciones: lo que frena el avance, con responsable y fecha.
4. Decisiones requeridas del cliente o de la gerencia.
5. Horas hombre de la semana y acumuladas.
6. Evidencia fotográfica con una descripción y la fecha.
7. Salud, seguridad, medio ambiente y calidad (HSEQ): hallazgos y acciones.

Tres páginas suelen bastar: estado y curva, fotos, y HSEQ con la firma de quien lo emite.

Cuándo Excel deja de alcanzar

• Manejas varias obras a la vez y comparar una con otra implica abrir varios archivos.
• Varias personas editan, y aparecen versiones distintas del mismo archivo.
• Las fotos llegan por WhatsApp y alguien las pasa a mano al informe.
• El informe semanal toma horas de armado cada semana.
• Necesitas que cada persona vea solo sus obras, y un archivo compartido no lo permite.
• Quieres historial: qué se informó, quién lo cambió y cuándo.

Qué conviene automatizar y qué no

Se pueden automatizar la carga de la programación, el cálculo de las series, el acumulado, la desviación, el armado del informe y los respaldos. No se automatiza el criterio: cómo se mide el avance de cada actividad, qué peso lleva y qué restricciones declarar siguen siendo decisiones de ingeniería de tu equipo.

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